Gestão documental e seus impactos: uma abordagem nos processos de auditoria

• Ano de defesa: 2018
• Autor(a) principal: Almeida, Maria Fabiana Izídio de [UNESP]
• Tipo de documento: Dissertação
• Tipo de acesso: Acesso aberto
• Idioma: por
• Instituição de defesa: Universidade Estadual Paulista (Unesp)
• Palavras-chave em Português: Gestão documental; Auditoria financeira; Processos organizacionais; Arquivos empresariais; Arquivologia; Ciências contábeis; Records management; Financial audit; Organizational processes; Business archives; Archivology; Accounting sciences
• Link de acesso: http://hdl.handle.net/11449/154275

No atual mundo globalizado e competitivo apresentar as informações adequadas em tempo hábil tornou-se um diferencial para as empresas que almejam grandes resultados e liderança no mercado. A gestão documental é parte deste processo, pois a partir de um modelo de gestão será possível localizar a informação solicitada a tempo de contribuir com a tomada de decisão, amenizando possíveis erros. Nesse contexto, a presente pesquisa tem como foco os arquivos empresariais e visa aprofundar-se no cenário dos arquivos contábeis, fiscais e financeiros por meio da técnica contábil: auditoria. Indica-se como problema desta pesquisa: Quais os impactos da ausência de gestão documental no processo de auditoria? O objetivo geral da presente pesquisa é verificar os impactos da ausência da gestão documental no processo de auditoria. Para investigar e responder aos questionamentos propostos nesta pesquisa foram estabelecidos os seguintes objetivos específicos: a) compreender os fundamentos teóricos e conceitos relacionados aos arquivos contábeis, fiscais e de auditorias; b) verificar as dificuldades vivenciadas pela empresa de auditoria, relacionadas à gestão documental não realizada por seus clientes; c) identificar e caracterizar os fatores determinantes da gestão documental para o êxito das auditorias e, d) apresentar as relações entre a gestão documental e a auditoria contábil. . Utilizou-se como método de pesquisa o estudo de caso em uma organização de prestação de serviços em auditorias e consultorias. A análise dos dados foi realizada a partir da triangulação das fontes de evidências: questionário, entrevista, análise documental e registros de arquivo. Como resultado principal identificou os seguintes impactos na auditoria financeira, causados pela ausência de gestão documental: lacunas no processo, ensejo para fraudes, maior tempo para concluir as análises, atrasos na entrega dos resultados, retrabalhos, incerteza das informações apresentadas, desorganização dos próprios processos, reflexos na qualidade dos trabalhos executados, perda de clientes e apontamentos nos relatórios finais sobre a falta de controle de informações. Conclui-se que a gestão documental está no cerne dos ambientes administrativos, para as organizações que buscam eficiência, eficácia, redução de custos, melhoria contínua nos seus processos, entre outros benefícios, a gestão documental torna-se fundamental.