Gestão da informação no Colégio Pedro II: estudo de caso através da percepção do usuário

• Ano de defesa: 2016
• Autor(a) principal: Teles, Vania Lacerda de Sá
• Tipo de documento: Dissertação
• Tipo de acesso: Acesso aberto
• Idioma: por
• Instituição de defesa: Universidade Federal Fluminense; Niterói
• Palavras-chave em Português: Gestão da informação; Gestão de arquivos; Sistemas de informação; Arquivos Acadêmicos; Sistema de informação; Gestão de documento; Administração de arquivo; Information management; Archive management; Information systems; Academic archives
• Link de acesso: https://app.uff.br/riuff/handle/1/4316

O estudo partiu da coexistência de documentos referentes a ex-alunos do Colégio Pedro II em seus arquivos físicos e no sistema eletrônico – Sistema de Assentamento Acadêmico ou SIAAC, o que dificulta a recuperação das informações ali contidas. Dessa forma, seu objetivo foi propor melhorias nesses sistemas de recuperação da informação, principalmente com relação à demanda de segundas vias de históricos escolares e certificados de conclusão de estudos de ex-alunos, além de despertar a instituição para a necessidade de gerir a massa documental sob sua responsabilidade. Para isso, pretendeu-se conhecer a percepção que os servidores usuários têm de ambos os sistemas de informação – físico e eletrônico - e também identificar a situação em que a massa documental existente nos campi se encontra, no que diz respeito à conservação e armazenamento. Essa interação foi efetivada através do questionário aplicado a cinquenta representantes de onze campi do Colégio, cujas respostas, juntamente com o apoio da teoria da Arquivologia e dos Sistemas de Informação, permitiram identificar o caminho para essas melhorias. Como método de pesquisa, optou-se pelo estudo de caso de natureza descritiva, respaldado pela revisão de literatura e pelos dados que emergiram das respostas ao questionário aplicado, dando uma abordagem quantitativa à investigação. O referencial teórico se baseou nas ideias de Bellotto, Paes e Schellenberg, autores de extrema relevância no campo arquivístico, e McGee e Prusak, Gordon e Gordon, Senger, Stair e Oliveira, entre outros, abordando o campo dos Sistemas de Informação, que foram repetidamente citados, além de contar com produção acadêmica de pesquisadores nacionais e estrangeiros. Os resultados deram conta de que o SIAAC foi apontado como o sistema de mais fácil utilização e onde as pesquisas se desenvolvem mais rapidamente, embora indiquem que a informação gerada pelo sistema físico seja de mais fácil compreensão. As respostas evidenciaram que os arquivos físicos do Colégio não se encontram alinhados às condições ideais de ambiência, higiene e organização, revelando o abandono dos depósitos de documentos. Ficou claro que não há na instituição uma política direcionada à gestão documental nem profissionais habilitados para o tratamento da informação. Da mesma forma, comprovou-se que o Colégio não fornece treinamento para seus servidores que lidam com a informação.