A contabilidade analítica como instrumento de gestão ao nível das autarquias locais - Sousa, Nuno Renato Meireles Matos de (2003)
Introdução - Numa empresa ou numa organização dificilmente se poderá implementar um sistema de controlo de gestão se não se dispuser de um sistema de Contabilidade Analítica que permita identificar, de uma forma rápida e detalhada, as origens dos proveitos e o destino dos encargos suportados por essa mesma empresa ou organização. Nesta perspectiva, a Contabilidade Analítica é vista como um processo de tratamento de dados cujos objectivos são, essencialmente, por um lado, conhecer os custos das diferentes funções desempenhadas pela empresa, determinar as bases de avaliação de certos elementos do balanço da empresa e explicar os resultados, calculando os custos dos produtos e dos serviços, para os comparar com os preços de venda correspondentes e, por outro, estabelecer previsões para os encargos e para os proveitos correntes, constatar a sua realização e explicar os desvios daí resultantes. Para se atingirem estes objectivos, o sistema de Contabilidade Analítica de uma empresa deve estar adaptado, exactamente, a sua estrutura orgânica e às actividades particulares que essa empresa exerce. Só assim se poderá garantir que esse sistema forneça todos os elementos necessários para esclarecer as tomadas de decisão ao nível dessa empresa. Os resultados dos cálculos contabilísticos obtidos pelos mecanismos de análise não têm interesse e não justificam a importância dos trabalhos contabilísticos que os geraram, se não permitirem a sua participação no controlo da gestão da empresa e no processo de tomada de decisão a esta associada. A natureza e o número de informações necessárias para um bom controlo da gestão são específicas de cada empresa e dependem de inúmeros factores como, por exemplo, a dimensão da empresa, a sua dispersão geográfica, a natureza das suas actividades ou o seu tipo de administração. Desta forma, pode-se concluir que existem tantos métodos de gestão diferentes quanta a diversidade de empresas, diferindo a sua aplicação apenas em pormenores de detalhe, uma vez que os métodos de emprego dos dados e dos resultados que a Contabilidade Analítica é capaz de fornecer são em número ilimitado. Nesta área as aplicações vão desde a simples constatação de certos factos passados até à determinação de perspectivas fundamentadas na análise microeconómica. Cabe à administração da empresa escolher, de entre estes métodos, aquele que lhe parece ser o mais conveniente face às suas necessidades de informação e, depois, adapta-lo em função das particularidades específicas da sua empresa. Assim, consoante os objectivos que se pretendem atingir e o tipo de decisões que são necessárias tomar para que a gestão governe convenientemente a empresa, a Contabilidade Analítica pode ser desenvolvida em três vertentes fundamentais: apuramento de custos, controlo da gestão e análise económica. O posicionamento por parte das autarquias locais em relação à Contabilidade Analítica é, em tudo, semelhante ao verificado a nível empresarial podendo esta ser utilizada como instrumento de apoio à gestão autárquica uma vez que permite, não só, apurar os custos das diferentes funções desempenhadas pela autarquia, determinar as bases de avaliação de certos elementos do seu balanço e explicar os resultados através do cálculo dos custos dos bens e dos serviços para os comparar com as taxas, tarifas e preços correspondentes mas, também, estabelecer previsões para os encargos e para os proveitos correntes, constatar a sua realização e explicar os desvios dai' resultantes. Tal como ao nível empresarial, também ao nível autárquico se podem atingir os objectivos da contabilidade analítica através de três formas distintas de acção que são, nomeadamente, o apuramento de custos, o controlo da gestão e a análise económica. O recurso a cada uma destas formas de acção depende do tipo de decisões que são necessárias tomar para que a gestão autárquica exerça um controle eficiente e eficaz. Assim, a Contabilidade Analítica vai permitir que os responsáveis autárquicos quantifiquem as diferentes soluções com as quais são confrontados e vai apoiar a tomada de decisões em questões tão amplas e vastas como, por exemplos deve a autarquia fornecer determinado bem ou prestar determinado serviço ou deve subcontratar uma empresa privada para o fazer? Quais são as direcções, os departamentos, as divisões e os sectores municipais que são rentáveis? Nas direcções, departamentos, divisões e sectores municipais não rentáveis quais são os factores responsáveis por este facto? Qual o impacto que as direcções, os departamentos, as divisões e os sectores municipais não rentáveis têm no orçamento municipal? Deve-se criar, manter ou abandonar determinado serviço municipalizado? Qual o custo de referência para a fixação do valor de uma determinada taxa, tarifa ou preço? Ao permitir dar resposta a um leque tão amplo e vasto de questões, extremamente pertinentes para o governo da autarquia, a Contabilidade Analítica apresenta-se, ao nível das autarquias locais, como um instrumento extremamente poderoso e útil para uma gestão eficiente. No entanto, o processo de gestão autárquico é afectado pelo facto dos municípios portugueses possuírem em matéria de impostos, uma capacidade de manobra praticamente nula. Esta situação é confirmada pelas reduzidas competências de natureza fiscal que os municípios possuem, uma vez que a sua acção nesta matéria se resume ao lançamento da derrama, à fixação, dentro de determinados limites, da taxa de contribuição autárquica e ao lançamento de taxas e tarifas. Em matéria de fixação de taxas e tarifas e das receitas dai resultantes, os municípios devem reflectir sobre os actuais critérios para a fixação dos respectivos quantitativos, de forma a implantarem melhorias significativas ao nível das taxas e das tarifas, enquanto instrumentos de obtenção de receitas e de implantação de políticas municipais. Os executivos camarários têm vindo, progressivamente, a ganhar consciência sobre a necessidade de efectuarem uma gestão mais eficaz das receitas obtidas com o lançamento de taxas e tarifas dado que, e face à legislação em vigor, a principal possibilidade dos municípios expandirem as suas receitas próprias se situa ao nível das taxas, tarifas e preços (apesar desta possibilidade de expansão poder ser muito diferente de município para município), dependendo o lançamento destas, geralmente, de uma necessidade que o processo de gestão autárquico tem de controlar as actividades municipais. Assim sendo, dado que o lançamento de uma taxa está quase sempre relacionado com uma necessidade de controlo das actividades dos munícipes, e para o qual e significativamente importante o conhecimento do custo da contrapartida que está associado ao valor cobrado para cada tipo de taxa, é extremamente útil conhecer o valor deste custo de contrapartida para um número consideravelmente significativo de taxas como, por exemplo taxas de secretaria; algumas taxas de mercados e recolha de lixos; taxas relativas a ciclomotores, a vistorias, a canídeos, à utilização de bens destinados ao público, etc. No caso em que é necessária a existência de um referencial de custo para a taxa, por motivos de gestão autárquica, a contabilidade analítica pode apresentar-se como o instrumento que, com maior rigor, vai permitir calcular o referencial do custo da contrapartida da taxa e que melhor poderá servir esse processo de gestão.