Mapeamento de processos como ferramenta auxiliar para conversão digital em gestão de documentos acadêmicos - Crivellaro, Fernanda Furio [UNESP] (2022)
A busca por estratégias ocorre, diante da necessidade das instituições em alinhar os seus objetivos com (juntamente) às suas ações, pessoas, processos e documentos. Neste contexto, a informação assume caráter cada vez mais estratégico e é vista como requisito básico para a sobrevivência das organizações, no cumprimento de sua missão, as organizações utilizam informações registradas e não registradas, algumas mais do que outras precisam zelar e cuidar destas informações registradas por mais tempo ou até mesmo de forma permanente, o que acontece com as instituições de ensino superior - IES. A massa documental presente em uma IES é de extrema importância por tratar de registros de informações que dão suporte ao conhecimento e reconhecimento de parte da vida do estudante, composta pelo período de estudo e toda sua história dentro da instituição. Devido esta importância em meados de 2018 o Ministério da Educação passou a exigir a conversão digital de documentos acadêmicos de discentes seguindo algumas regras e exigências. Com grande massa documental nas instituições de ensino buscar estratégias que auxiliem no planejamento de ações a serem desenvolvidas na digitalização dos documentos é essencial para otimizar e dar eficácia ao processo, com isso o mapeamento de processos como alicerce operacional para o cumprimento da legislação na Gestão Documental passa a ser estudado. Com isso o objetivo deste trabalho é analisar a influência do mapeamento de processos como ferramenta para a Gestão de Documentos no processo de conversão digital de documentos. Esta é uma pesquisa qualitativa de natureza exploratória e descritiva, onde foi utilizado o método de pesquisa-ação. O mapeamento de processos traz suporte à tomada de decisão para Gestão Documental até o momento da conversão digital, auxiliando na redução de falhas na produção ou tramitação dos documentos, na acumulação de documentos, na falta de procedimentos para lidar com os documentos, no acesso à informação, auxiliando na criação de estratégias de guarda e organização documental, no descarte dos documentos e ainda auxilia na execução das práticas, pois se torna possível a padronização das ações da equipe envolvida no processo, o mapeamento possibilitou o desenvolvimento de estratégias que se a IES tiver a intenção de continuar o processo de conversão digital nos demais documentos é possível executar as ações que serão amparadas pelo mapeamento.