Inovação incremental em processos: a experiência da Universidade Federal do Tocantins no uso/manejo do Sistema UFT DOCS - Barros , Samuel Lima Gomes de (2024)
Este estudo teve o propósito de apresentar uma inovação incremental com uso de uma Interface de Programação de Aplicações (mais conhecida por seu termo em inglês API – de Application Programming Interface) no processo de autorização de acesso para uso da plataforma UFT Docs, utilizada pela Universidade Federal do Tocantins para gerenciar e dispor documentos institucionais e acadêmicos para a comunidade. Metodologicamente, para delimitar o tema, estabelecer objetivos e formular hipótese, o trabalho se valeu de pesquisa exploratória aliada a uma pesquisa bibliográfica para o embasamento teórico. Foi realizada uma pesquisa de campo digital em 63 sítios de internet de instituições federais de ensino superior, que proveu dados para a pesquisa qualitativa e quantitativa do trabalho; por fim foi realizado estudo de caso na UFT em relação aos sistemas utilizados para dispor documentos ao público. Os resultados apontaram que a UFT está alinhada em quase todos os aspectos avaliados com a maioria das instituições pesquisadas, com exceção da forma como é feita a gerência de acesso ao sistema de publicação, que na instituição tocantinense fica a cargo do setor de Comunicação. Neste setor, o processo ainda ocorre com solicitações enviadas por e-mail, o que acaba gerando hiatos temporais desnecessários em relação ao processo de autorização para uso da ferramenta, impactando diretamente na celeridade necessária para determinados documentos, como editais. O estudo trouxe como resultado, a proposta de mudança incremental no fluxograma da autorização de uso da ferramenta UFT Docs, com utilização de uma API alimentada com dados do Siape (sistema governamental que dispõe de dados dos servidores e que podem ser acessados sem interferência humana) no lugar das demandas feitas por e-mail a um setor diverso do setor de Tecnologia da Informação. A troca proposta surtirá efeito principalmente na rapidez das respostas, na segurança dos sistemas alimentados diretamente com dados governamentais, na descentralização das autorizações para acesso à plataforma de publicações e, aliado a isto, a disposição de manuais em PDF e vídeo auxiliarão na fixação das normas necessárias ao processo, contribuindo também com o padrão documental UFT.