Gestão ecológica da informação: um estudo aplicado à Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte - Santana, Sandra Cristina de (2017)
A gestão da informação (GI) tem um papel de destaque em todos os tipos de organizações, incluindo as instituições de ensino superior. Esse destaque é oriundo da percepção da informação como recurso estratégico que resultou em mudanças significativas no comportamento informacional dos colaboradores e nas estruturas das organizações. Outros fatores contribuem para o uso da GI nas universidades, sobretudo quando se observa o crescimento e expansão das instituições de ensino superior federais, principalmente em decorrência da implantação do Plano de Reestruturação e Expansão das Universidades Federais (REUNI), o que resultou em impactos significativos em suas demandas, principalmente no gerenciamento de atividades administrativas e da sobrecarga de informações. Tais demandas exigem que as universidades utilizem ferramentas que melhor gerenciem a busca, a seleção, o tratamento, o armazenamento, o compartilhamento e o uso das informações, evidenciando práticas da gestão da informação com maior relevância. A situação-problema identificada na Pró-Reitoria de Graduação da Universidade Federal do Rio Grande do Norte (PROGRAD/UFRN) foi como otimizar a gestão da informação do processo de cadastramento de ingressantes na unidade fazendo o uso da ferramenta eletrônica disponível? Este estudo justifica-se pela importância que a PROGRAD/UFRN tem para a instituição, em termos de número de usuários de seus serviços, volume de processos, atividades e documentos circulando em seu interior. Assim, objetiva-se, de modo geral, propor a otimização da gestão da informação de um processo estratégico da PROGRAD/UFRN. Especificamente objetiva-se: a) identificar pesquisas sobre modelos de GI aplicados em outras IES; b) caracterizar a gestão da informação na PROGRAD/UFRN, com base na abordagem ecológica da informação; c) mapear um processo estratégico existente na PROGRAD/UFRN com o propósito de otimizá-lo. Para alcançar tais objetivos desenvolveu-se um estudo de caráter qualitativo, de natureza aplicada, descritiva, tendo como estratégia de pesquisa, a pesquisa-ação. A pesquisa foi dividida em quatro etapas: diagnóstico da situação-problema, planejamento do estudo, intervenção e avaliação. Para obtenção de dados foram realizadas pesquisa bibliográfica, análise documental, aplicados questionários estruturados, realizadas entrevistas individuais semiestruturadas, organizados grupos focais e realizada observação participante. Os resultados obtidos indicam que a PROGRAD/UFRN vem empregando parcialmente os princípios da Ecologia da Informação em relação aos ambientes externo, organizacional e informacional, portanto a gestão da informação ainda não é integrada. Para otimizar a gestão da informação na unidade se faz necessário que as pessoas, sejam melhor consideradas quanto à produção, ao uso e ao compartilhamento das informações. A proposta de intervenção foi construída de forma colaborativa, implementada e avaliada, que subsidiou uma proposição mais consistente e ampla para a sua aplicação. Entende-se que o aprimoramento do processo estratégico de cadastramento de discentes ingressantes na instituição, fazendo uso da funcionalidade disponível no sistema acadêmico ainda perpassa por alguns óbices. Por fim, recomenda-se outros estudos que possam dar continuidade às pesquisas de ferramentas que possibilitem que a gestão da informação em organizações públicas, como na UFRN, torne-se um recurso estratégico para o alcance pleno da sua missão e de seus objetivos.