Os obstáculos à implantação plena do sistema de arquivos na UFJF - Sucar, David Medeiros de Oliveira (2019)
A presente dissertação foi desenvolvida no âmbito do Mestrado Profissional em Gestão e Avaliação da Educação (PPGP), do Centro de Políticas Públicas e Avaliação da Educação da Universidade Federal de Juiz de Fora (CAEd/UFJF). O caso de gestão estudado discutiu os principais obstáculos no que tange à implantação plena do Sistema de Arquivos da UFJF (SIARQ/ UFJF) no âmbito administrativo. O objetivo definido para este estudo foi analisar a efetividade da implantação do sistema de arquivos na instituição e propor ações que o consolidem. O capítulo 1 trata da descrição do caso de gestão, com apresentação das evidências. No capítulo 2, apresentamos a metodologia de pesquisa. Assumimos como hipóteses, baseadas em evidências, a existência de duas situações distintas envolvendo a inserção de arquivos correntes no SIARQ/UFJF: os setores que já trabalham dentro das normas da instituição, representados pela figura do Arquivo Central (AC); e os setores sem qualquer contato com o AC, evidenciando ausência de ações para realizar a gestão de documentos. Para o primeiro grupo, o estudo propôs como instrumento de pesquisa a técnica de mapeamento de processos na busca por identificar melhorias nas práticas adotadas e objetivando diminuir o acúmulo de documentos nos espaços da universidade, documentos por vezes sem valor arquivístico ou com prazos para eliminação já cumpridos. Para o segundo grupo, trabalhamos com aplicação de questionários a fim de compreender os motivos da não participação nas ações voltadas para a política de arquivos da instituição. Ao final, mediante os achados da coleta de dados, propusemos um conjunto de seis ações usando a ferramenta 5W2H. Esse conjunto de ações pretende sanar as lacunas apontadas na pesquisa sobre o trabalho de gestão documental na UFJF. Espera-se que essa contribuição possa mudar a forma de atuação da coordenação do SIARQ, visando ações equilibradas de atendimento a diversos arquivos setoriais, com objetivos possíveis no âmbito de toda a universidade.