Gestão por processos: uma possibilidade de desenvolvimento organizacional do Programa de Pós-graduação em Educação da Universidade Federal de Juiz de Fora - Fonseca, Everton Morais da (2020)
A presente dissertação foi desenvolvida no âmbito do Mestrado Profissional em Gestão e Avaliação da Educação Pública do Centro de Políticas Públicas e Avaliação da Educação da Universidade Federal de Juiz de Fora. Este estudo buscou analisar seis processos de trabalho na secretaria do Programa de Pós-graduação em Educação (PPGE) da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF): resposta às solicitações recebidas por e-mail, processo seletivo de bolsista, exame de proficiência em línguas estrangeiras, arquivamento de documentos, procedimentos de defesa de dissertação e de tese e lançamento de notas no Sistema Integrado de Gestão Acadêmica (Siga). A hipótese assumida foi a de que há dificuldades enfrentadas pelos Técnicos Administrativos em Educação (TAEs) na execução dessas atividades, como falhas e falta de padronização, as quais têm gerado retrabalho, ausência ou demora em responder solicitações e consequentes questionamentos, críticas e insatisfação dos requerentes. Nesse contexto, surgiu a seguinte questão de investigação: como promover condições para o aperfeiçoamento das atividades desenvolvidas pelos TAEs do Programa de Pós-graduação em Educação da UFJF? Para responder essa questão, o objetivo geral estabelecido foi o de avaliar de forma crítica esses seis processos de trabalho na secretaria do PPGE, com o propósito de buscar o aperfeiçoamento dos procedimentos e a eficiência e o controle do serviço prestado. Utilizou-se, para tanto, o modelo de gestão por processos como embasamento teórico para discutir funcionamento da estrutura organizacional do PPGE. Para apresentação, análise e interpretação dos dados, empregou-se como metodologia de pesquisa qualitativa o estudo de caso com aplicação de instrumentos como investigação documental, diário de campo e mapeamento de processos. Com a pesquisa, foi possível verificar a existência de diversas formas de desperdício nas atividades desenvolvidas, destacadamente as relacionadas às falhas ou à falta de um manual de procedimentos explícito (desperdício de processamento); ao gasto excessivo de recursos humanos, de tempo, de energia e de capital (desperdícios de retrabalho, de estoque e de transporte de informação); e ao não envio ou à demora no encaminhamento de demanda ao destinatário e/ou de resposta ao solicitante (desperdício de espera). Para superar essas dificuldades, elaborou-se um Plano de Ação Educacional no qual foram propostas melhorias para as rotinas de trabalho mapeadas neste estudo, bem como ações para a adoção da gestão por processo no âmbito do PPGE, com o intuito de estabelecer o constante mapeamento e aperfeiçoamento de todos os processos organizacionais.