O Secretário Executivo na UFJF – campus sede: perfil e realidade laboral - Magalhães, Gabriela Brandão (2020)
Esta dissertação foi desenvolvida para o Mestrado Profissional em Gestão e Avaliação da Educação do Centro de Políticas Públicas e Avaliação da Educação da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF). O caso de gestão discutiu o perfil, as competências e as atividades desenvolvidas pelos Secretários Executivos da UFJF. Considerando que apenas 2 dos 36 ocupantes desse cargo possuem formação em Secretariado Executivo, enquanto 32 são graduados em Letras (grande parte dos editais de concurso permite esta opção), torna-se pertinente analisar se os profissionais admitidos possuem o perfil e as competências exigidos de um Secretário Executivo. Sendo assim, surgiu a seguinte questão norteadora: qual o perfil dos Secretários Executivos da UFJF e como esse profissional está sendo utilizado nas demandas administrativas dos diferentes setores em que estão lotados nesta instituição? Os objetivos definidos foram: apresentar um histórico da profissão e da entrada dos Secretários Executivos nas Instituições Federais de Ensino Superior (Ifes) e na UFJF; descrever o perfil de atuação e as competências dos profissionais graduados em Secretariado Executivo e compará-los com os dos profissionais graduados em Letras; examinar o perfil e o local de atuação dos Secretários Executivos e dos servidores que recebem Função Gratificada (FG) para atuar como Secretários na UFJF; analisar as atividades desenvolvidas e as competências demonstradas por esses profissionais na UFJF; e propor uma política de gestão de pessoas mais adequada para os Secretários Executivos da universidade. Para tanto, foi feita uma pesquisa bibliográfica e documental a respeito da profissão de Secretariado Executivo e sobre gestão por competências. Foi também aplicado um questionário aos Secretários Executivos, bem como aos servidores que recebem (ou recebiam até julho/2019) FG para atuar como Secretários, no intuito de mapear o perfil e as competências desses servidores e as atividades desenvolvidas por eles, a fim de avaliar os conhecimentos, as habilidades e as atitudes necessários para o exercício de tais atividades, e identificar as demandas dos setores em que atuam e as competências utilizadas para o exercício da função. A análise dos dados obtidos permitiu constatar que há uma falha na distribuição dos Secretários Executivos na instituição e que falta padronização na concessão das gratificações de Secretário, além da ausência de critérios predefinidos para as nomeações das funções. Foi verificado que há um desconhecimento relacionado à profissão. Por último, foi averiguado que algumas competências necessitam de aperfeiçoamento e desenvolvimento. Para corrigir ou atenuar essas fragilidades, foi proposto um Plano de Ação Educacional com ações como a adequação da lotação dos Secretários Executivos e o mapeamento das competências setoriais dos locais de atuação sugeridos para eles; uniformização da gratificação de Secretário na instituição e estabelecimento de critérios baseados em competências para a nomeação de servidores; desenvolvimento de ações de conscientização sobre o papel e as atribuições do cargo; aperfeiçoamento de uma política de desenvolvimento de pessoas relacionada às competências do cargo de Secretário Executivo ou da função de Secretário; e criação de uma comissão para elaboração de um manual de redação da UFJF e adequação dos modelos de documentos no SEI.