Implantação de um escritório de gerenciamento de projetos: uma proposta ao IF Sudeste de MG - Teixeira, Roberta Lívia Garcia (2019)
O desafio da gestão pública em transformar as estruturas administrativas burocráticas em mais flexíveis e eficientes vem sendo reforçada pela prática de planejamento que tem seus princípios e diretrizes alinhadas às áreas de conhecimento e processos do gerenciamento de projetos. Neste sentido o objetivo do estudo foi analisar o processo de implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP) num campus específico do IF Sudeste MG, uma organização pública para educação tecnológica e disseminação da ciência e tecnologia. E num aspecto específico o estudo propõe um plano de projeto para implementação do EGP. Procedimentos/Método para a solução do problema: O método de solução do problema foi delineado para permitir o fluxo adequado das atividades para realização do estudo, ele está dividido em três fases: pesquisa documental, diagnóstico e a solução proposta. A fase da pesquisa documental envolveu o levantamento bibliográfico de estudos que tratavam sobre escritório de gestão de projetos e a legislação brasileira que dispunha nas melhorias do planejamento e da governança pública. Na fase de diagnóstico há uma divisão do processo junto aos servidores e o diagnóstico com os dirigentes. No processo com os servidores há uma etapa que configura-se como um curso de capacitação aos servidores e com as informações levantadas houve a análise qualitativa da entrevista coletiva mediada pela técnica de análise de conteúdo. A segunda parte da fase do diagnóstico ocorreu com a entrevista com dirigentes sobre a possibilidade de implementação do EGP, com as informações coletadas houve a análise qualitativa das entrevistas com os dirigentes e também houve uma análise quantitativa das respostas à solução proposta utilizando o teste não paramétrico conhecido como teste quiquadrado de aderência. A terceira e última fase do método de solução do problema é a solução proposta por meio da proposição do plano do projeto de implementação do EGP. Resultados: Os resultados alcançados evidenciam os fatores de resposta ao dilema, pois os dirigentes indicaram a necessidade premente do apoio ao planejamento das atividades e da capacidade de estabelecer escopo das iniciativas de forma efetiva, quanto às oportunidades o EGP poderá promover melhorias na comunicação entre os setores e no aproveitamento dos recursos humanos da organização. Já as ameaças, que precisam ser consideradas, de acordo com os dirigentes seriam a dificuldade de criar um fluxo de comunicação para demonstrar a utilidade do EGP e também a falta de engajamento das pessoas envolvidas. Em linhas gerais o objetivo de analisar o processo de implantação de um EGP foi alcançado, pois além dos fatores de implementação identificados foi possível verificar a aceitação dos servidores com potencial de composição do EGP e o aceite dos dirigentes na aprovação do plano do projeto de implementação, mesmo com indicação diferente aos fatores entre os níveis gerenciais. Implicações práticas: O EGP não é a solução de todos os problemas da instituição, mas tende a ser um caminho para resolvê-los. Neste sentido, as implicações práticas do estudo envolvem aspectos importantes que começaram pela demanda contratada do IF Sudeste MG ao curso de Mestrado Profissional do Programa de Pós-graduação em Administração (PPGA-MPA) da Universidade Federal Fluminense por meio de um convênio para qualificação de seus servidores tendo como contrapartida a produção de solução os problemas organizacionais. As possibilidades de utilização com os resultados obtidos proporcionam a solução para melhoria da governança pública com práticas de planejamento orientadas à gestão de projetos adaptando-se ao Decreto 9203/2017. Originalidade e contribuições: O estudo apresenta contribuições acadêmicas para a área de Administração no tema envolvendo a gestão de projetos e apresenta aderência a linha de atuação científicotecnológica do programa de mestrado profissional “Estratégia e Operações” que envolve a análise de eficiência e modelos de avaliação de projetos, mais especificamente o estudo enquadra-se na linha de pesquisa “Gestão de Projetos, Apoio a Decisão e Avaliação de Desempenho Organizacional”. A produção técnica/tecnológica realizada neste trabalho evidencia a capacidade de contribuição do mesmo para a área do conhecimento em Administração, assim como para organizações públicas e instituições de ensino. Produção Técnica/Tecnológica: A produção associada ao estudo, por se tratar de um trabalho voltado para a solução de problemas de uma organização tem como produtos relacionados aos critérios do Qualis Técnico/Tecnológico as seguintes proposições: (1) relatório técnico conclusivo com dois processos de gestão que receberam a aprovação de servidores e dirigentes da organização e apresentam possibilidades de replicação em outras unidades do IF Sudeste MG, assim como, em outros institutos federais, são eles: (a) o plano do projeto de implementação do EGP e (b) o fluxograma com as etapas do método para a solução do problema; (2) curso de formação profissional e (3) material didático, pois dentre o material instrucional organizado para a oficina de formação e sensibilização aos servidores foi desenvolvido um caso para ensino. No que se refere a facilidade de adoção a solução proposta apresentou abrangência realizada para o curso de formação e o material didático (caso de ensino), pois houve uma aplicação e apresentam possibilidades de replicação. Para o processo de gestão desenvolvido no método de pesquisa, os resultados evidenciam a aplicação bem-sucedida e no caso do plano do projeto de implementação do EGP, com a aprovação dos dirigentes há proposta de ser aplicado na organização. Considerando a produção de conhecimento, o estudo apresenta médio teor inovativo, uma vez que houve a combinação de conhecimentos já estabelecidos e a solução proposta e também apresentou uma diversidade razoável de atores envolvidos, uma vez que, as etapas planejadas foram realizadas no âmbito do programa de mestrado profissional e aplicadas na organização contratante, o IF Sudeste MG, assim pode-se considerar que tal solução caracteriza-se de complexidade média.