Do estudo da gênese documental aos metadados: identificação arquivística como contribuição metodológica para a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense - Mendonça, Roberta Pimenta da Cruz (2018)
Estudo da aplicação, no âmbito da gestão de documentos, da metodologia de identificação arquivística, fundamentada na teoria diplomática, para subsidiar a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense. A diplomática é a ciência que estuda a estrutura formal dos documentos. A identificação arquivística e sua metodologia, que envolve o estudo do órgão produtor e da tipologia documental, verifica a materialização da informação nos documentos de arquivo, produzindo conhecimento sobre a relação dos documentos com o seu contexto de produção. No âmbito dos arquivos universitários das Instituições Federais de Ensino Superior, a gestão de documentos deve obedecer ao disposto na política estabelecida pelo Conselho Nacional de Arquivos, que deve ser observada no momento da implantação de sistemas informatizados para a produção e gestão de documentos e processos administrativos. Nesta perspectiva, discorre sobre a implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, que perpassa o mapeamento ou modelagem de processos nas instituições, analisando o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no que tange ao seu ambiente de produção de documentos e processos administrativos perante a legislação vigente e a pertinência dos estudos sobre a gênese do documento para garantir a produção em sistemas que façam a gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo. Metodologicamente, a pesquisa se desenvolveu por meio de um estudo de caso com adoção de questionários, estudos documentais e de instrumentos de identificação arquivística. De caráter exploratório, apresenta a aplicação da metodologia de identificação arquivística na Coordenação de Curso de Graduação em Arquivologia, por meio dos estudos de órgão produtor e do tipo documental “processo de dispensa de disciplinas”, além de processo mapeado. Como resultado, vem contribuir para as discussões sobre as metodologias para a implantação de sistemas informatizados, destacando os resultados obtidos pela identificação arquivística para otimizar o trabalho conjunto entre arquivistas, administradores e analistas de tecnologia da informação.