Análise e padronização dos processos do controle e registro acadêmico da Pró-Reitoria de Ensino da Universidade Federal de Campina Grande. - ARAÚJO, Herllen de França. (2018)
A conjuntura atual tem demandado das instituições públicas transparência das informações e um melhor desempenho em relação aos serviços ofertados. Objetivando acolher essas demandas, este estudo apresentou instrumentos voltados para a melhoria dos processos. Com o objetivo principal de analisar os aspectos críticos nos processos do Controle e Registro Acadêmico da Pró-Reitoria de Ensino da Universidade Federal de Campina Grande (UFCG), o estudo apresenta característica descritiva e abordagem qualitativa, classificando-se ainda como estudo de caso. As informações foram compiladas qualitativamente. Após a identificação dos processos primários, quer dizer, os processos que têm conexão direta com os clientes internos e externos, foram apresentados os processos críticos e sugeridas melhorias para o aprimoramento dos serviços ofertados. O principal instrumento empregado para a coleta de informações foi à entrevista com os servidores do Controle e Registro Acadêmico. A verificação das informações foi realizada em duas etapas. Na primeira etapa foi usada a Matriz FC-P (Fatores-chave versus processos), sugerida por Rotondaro (2005), para encontrar os processos críticos. Na matriz são atribuídos pesos e notas, o resultado da aplicação dessa matriz proporcionou ordenar decrescentemente por grau de importância os processos. Em primeiro lugar, com 35 pontos, ficou o processo “Aproveitamento de estudos (Dispensa de disciplinas) ”, em segundo lugar ficou “Cadastro de código de disciplina (Tópicos Especiais ou Seminários) ” com 33 pontos e em terceiro lugar ficou, com 30 pontos, “Matrícula com quebra de pré-requisito”. A identificação dos elementos Fornecedor, Entrada, Processo, Saída, Cliente (FEPSC) determinou os elementos para a criação dos fluxogramas dos processos. Os fluxogramas gerados para a padronização dos processos foram desenhados no WinWord. Na segunda etapa, o resultado do estudo aprofundado dos processos resultou na sugestão de melhorias para os processos, como a necessidade de utilizar um sistema eletrônico de informação e elaboração de um documento de orientação que englobasse todos os processos do Controle Registro Acadêmico padronizando os procedimentos e almejando uma redução de erros, de devoluções para correção e consequentemente redução no tempo de execução dos processos.