Requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística: um olhar sobre a autenticidade e a cadeia de custódia dos documentos no SIPAC das IFES na Bahia - Santos, Nanci Moreira dos (2019)
Este trabalho, intitulado “Requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística”, tem como objetivo analisar a conformidade do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) na Bahia em relação às funcionalidades dos requisitos de segurança, armazenamento e preservação, propostos pelo e-Arq Brasil e aos aspectos de infraestrutura institucional, gerenciamento do documento digital e tecnologia, infraestrutura técnica e segurança, preconizados pela Resolução 43 do CONARQ que garantam a autenticidade e a cadeia de custodia dos documentos gerados e armazenados. Os documentos arquivísticos das IFES são produtos das atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação para o alcance da missão institucional. Documentos desta natureza servem de apoio à administração para as tomadas de decisões, e; como fonte de prova jurídica, garantia dos direitos dos cidadãos e memória das IFES. A adoção dos sistemas integrados e informatizados de gestão pelas IFES desafia as áreas de arquivos e de tecnologias da informação na busca de soluções para a preservação da cadeia de custódia dos documentos digitais por meio de requisitos que garantam a confiabilidade e a autenticidade dos registros informacionais pelos prazos necessários. A pesquisa é de abordagem qualitativa e quantitativa; em relação aos objetivos é exploratória e descritiva, aos procedimentos é bibliográfica, documental, estudos de caso e de levantamento empírico. Foi aplicado um questionário estruturado aos servidores lotados nas unidades de tecnologia da informação e nas unidades de arquivo e protocolo. Os resultados revelam que o SIPAC não possui requisitos necessários para a cadeia de custódia dos documentos gerados e armazenados em conformidade com o RDC - Arq. Recomenda-se com base na análise realizada que os gestores das IFES da Bahia: assimilem a relevância das politicas de informações institucionais e a inserção de diretrizes voltadas aos procedimentos, técnicas e princípios de gestão arquivísticas de documentos nos Planos de Desenvolvimento Institucional; articulem as áreas de tecnologia da informação e de arquivos e protocolos na busca de soluções para a autenticidade dos registros e a manutenção destes em cadeias de custódias confiáveis; disseminem que um sistema de informação gerencial eficiente e eficaz para as IFES esteja na condição de um sistema integrado e informatizado de gestão em conformidade com os requisitos e aspectos de autenticidade dos registros informacionais e da manutenção destes em uma cadeia de custódia.