Gestão arquivistica de documentos:um estudo no sistema unificado da administração pública do Instituto Federal Baiano - Santos, Antonio José Barreto (2024)
Esta dissertação de mestrado em Ciência da Informação investiga como ocorre a gestão arquivística de documentos digitais no Instituto Federal Baiano (IF Baiano), após a adoção do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). O estudo foca no módulo de produção, tramitação e destinação dos documentos digitais dentro do SUAP, buscando avaliar sua conformidade com a legislação arquivística brasileira, especialmente a Lei nº 8.159/1991 e o e-ARQ Brasil. A pesquisa, de natureza exploratório-descritiva, utiliza uma abordagem quantitativa e qualitativa, com coleta de dados por meio de testes no SUAP e entrevistas com o diretor de TI do IF Baiano. A hipótese da pesquisa, de que a implementação do SUAP sem a devida adequação de procedimentos arquivísticos poderia acarretar problemas como acúmulo de documentos, perda de memória institucional e ineficiência administrativa, foi confirmada. O SUAP, embora tenha modernizado a produção e tramitação de documentos, não se configura como um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) completo, por não atender a todos os requisitos do e-ARQ Brasil, como a interoperabilidade com outros sistemas (incluindo o GOV.BR e RDC-Arq), a preservação a longo prazo e a garantia da autenticidade e organicidade dos documentos. A pesquisa também destaca a falta de uma política arquivística institucional no IF Baiano, o que agrava os desafios da gestão documental. Como contribuições, a dissertação oferece subsídios para o aprimoramento da gestão arquivística de documentos digitais no IF Baiano e serve como referência para outras instituições que utilizam o SUAP ou outros sistemas similares. A pesquisa sugere a elaboração de uma política arquivística institucional, a adequação do SUAP às normas do e-ARQ Brasil, a implantação de um RDC-Arq e a capacitação da comunidade acadêmica para garantir a eficiência, a autenticidade e a preservação dos documentos arquivísticos.