Adoção do sistema eletrônico de informações em universidades: uma análise a partir da teoria da estruturação - Legemann, Tais Dias (2019)
O Governo vem alterando o seu papel, ao longo dos últimos anos, a fim de aumentar a sua legitimidade perante os cidadãos que buscam maior transparência e otimização dos gastos públicos. Com a evolução da Tecnologia da Informação (TI), especialmente com o advento da Internet, o Governo buscou novas alternativas de gestão, incorporando a TI à gestão pública. Diversas iniciativas de disponibilização de informações e serviços públicos vêm sendo tomadas pelo governo federal com o intuito de obter os benefícios de economicidade, transparência, eficiência e controle social, especialmente com ações ligadas ao Governo Eletrônico. Sendo assim, o governo federal instituiu a obrigatoriedade do trâmite por meio eletrônico dos processos administrativos no âmbito do Poder Executivo Federal. Uma das opções das instituições é a adesão ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Devido a várias instituições estarem implantando o SEI, tem-se como objetivo neste estudo compreender a dinâmica de adoção do processo eletrônico em universidades, a partir da Teoria da Estruturação da Tecnologia proposta por Orlikowski. Foram escolhidas duas universidades, levando-se em conta o tempo de adoção do SEI. A pesquisa, de abordagem qualitativa, buscou compreender o processo de adoção da referida tecnologia a partir da perspectiva dos membros das Comissões de Implantação e dos usuários do sistema, mediante a realização de entrevistas e grupos focais. Foram realizadas 15 entrevistas com 26 participantes, dos quais 16 pertenciam às comissões de implantação das instituições investigadas (considerados como mediadores do SEI) e 10 eram usuários do sistema. A análise permitiu identificar as principais ações que deram suporte ao processo de adoção do SEI no âmbito de cada instituição, assim como os fatores facilitadores (em que se destacaram o apoio da alta gestão, a sensibilização dos servidores, a atuação da comissão, as características do SEI e o benchmarking), as principais dificuldades encontradas (divergência na estrutura organizacional, lotação dos servidores e dispersão geográfica), os benefícios percebidos (celeridade, economia, acesso à informação, transparência, produtividade, sustentabilidade e otimização do espaço físico), assim como as principais barreiras ao uso (ferramentas de busca do sistema, documentos editáveis, alteração de documentos e infraestrutura). Identificaram-se, também, consequências em relação a algumas propriedades institucionais, as quais os usuários incorporam ao utilizarem o SEI, tais como: mudança de cultura, aumento de controle organizacional, reestruturação do trabalho, melhoria na gestão documental, aumento do conhecimento organizacional, segurança da informação, segurança jurídica e inserção tecnológica. A partir do modelo de meta-estruturação, verificou-se que as ações dos mediadores alteraram diferentes propriedades institucionais, afetando a própria configuração da tecnologia e intervindo no processo de estruturação do usuário. Essa influência mostrou-se facilitadora do uso do SEI, apesar de em alguns momentos restringir a ação dos usuários.